Notulen van de  Algemene Ledenvergadering van SV WISPOLIA op maandag 13 november 2017.

Aanwezig: 20 personen volgens de presentielijst. (incl. bestuur)

Afwezig m.k.g. : Arjen Post, Herman van Zwol, Berber v.d. Schaaf, Manfred de Jong, Rienk Taekema, Keimpe Vlietstra, Klaske Lageveen, Hilda de Wit, Annet Koning, Monique Palsma, Jildou Spoelstra, Houkje van Randen,  Aukje Couperus, Bernard Smit

  1. Jasper de Beer opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Deze ledenvergadering is de tweede bijeenkomst van dit jaar, in maart vond er een ingelaste vergadering plaats. De werkgroep is in het afgelopen halfjaar aan de slag gegaan met een aantal werkzaamheden en opzetten van nieuwe activiteiten.
  2. Mededelingen – geen
  3. Verslag van de vorige ledenvergadering d.d. 29-03-2017, hier op zijn geen op- en of aanmerkingen.

Naar aanleiding van punt 6 wordt het volgende besproken:

De (complexe) update van de ledenadministratie i.v.m. de nieuwe contributiestructuur per 1 juli is vrijwel afgerond.  De ledenadministratie wordt nu verzorgd door Harmen Tolsma.

De vervanging van de lichtmasten en verlichting is bijna afgerond, er moeten nog wat kleine afrondende werkzaamheden plaatsvinden. Aan het plan voor upgrade van het complex met vervanging van de tennisbanen en de aanleg van een voetbalveldje voor de pupillen wordt achter de schermen nog gewerkt.

  1. Jaarverslag 2016 – 2017: wordt goedgekeurd. Naar aanleiding van het jaarverslag komen de volgende onderwerpen aan de orde:  Van de activiteiten was de fietstocht geslaagd. De yoga is inmiddels gestart met een goed gevulde groep. Voor bewegen op leeftijd is de animo gering. Er zal een evaluatie van de activiteiten plaats vinden in december om te bespreken hoe verder met de activiteiten.  Bij het opzetten van activiteiten wordt uitgegaan van een ander soort van verdienmodel, door de nieuwe contributiestructuur zijn er minder inkomsten.  Door een andere structuur van aanbieden van activiteiten los van lidmaatschap ontstaan nieuwe mogelijkheden waarbij er van uitgegaan dat er eerst kosten aan verbonden zijn maar dat ze op termijn kosten dekkend zullen zijn.  Er is een periode van 3 jaar voor uit getrokken met tussentijds evaluaties.  Het streven is naar meer samenhang in het dorp toe te werken. Er is een gesprek gepland met het bestuur van het dorpshuis over uitwisselen van ideeën omtrent samenwerking. Wat betreft de nieuwe activiteiten is hier al een voorzichtig begin mee gemaakt. Er worden een aantal ideeën geopperd vanuit de vergadering: deze worden meegenomen en het voorstel is om verdere ideeën in de daarvoor bedoelde box in het dorpshuis te doen.

 

  1. Financieel verslag 2016 – 2017 en Begroting 2017 -2108. Jelle Hof geeft een presentatie en licht deze toe. De contributie inkomsten is de belangrijkste bron van inkomsten. De hogere trainerskosten zijn van invloed geweest op het tekort, er was een verlies van              € 3712,39 over 2016- 2017.  De begroting over 2017 -2018 laat lagere contributie inkomsten zien, de sponsorbijdragen zijn wat hoger.  Er is een tekort van € 2904,63.  De onkosten en bijdragen van de nieuwe activiteiten zijn hier nog niet in meegenomen, er wordt vanuit gegaan dat deze zo veel mogelijk kosten neutraal zullen zijn. Er is een reservering voor vervanging materiaal van de gymnastiek van € 600,- p/j.  Er is een voorziening getroffen voor vervanging van de grasmaaier.  Er wordt een opmerking gemaakt over de grote reserve van de SV en genoemd dat deze mogelijk kan worden ingezet bij de upgrade van het complex.  Hier tegen word geen bezwaar gemaakt maar wel opgemerkt zorgvuldige afwegingen te maken.    Met ingang van volgend jaar zal er één administratie gevoerd worden voor de gehele SV.
  2. Verslag kascommissie: De kascommissie bestond uit Rinus Verschoor en Monique Palsma. Zij zijn niet aanwezig maar hebben beide bericht gegeven dat ze de administratie steekproefsgewijs hebben gecontroleerd en dat het er goed verzorgd uit zag. De penningmeester wordt décharge verleend.
  3. Vacatures bestuur: Er is een vacature voor de functie van voorzitter en secretaris. Kandidaat voor voorzitter: Jasper de Beer. Kandidaat voor secretariaat: Wikje Galema. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld, de vergadering gaat akkoord met de benoeming. Vanuit de afdelingen zijn er de volgende afgevaardigden:  Han Taekema, Peter Jongsma, Hinke Koning (later Angelique Jansen) en Anneke Berga.

Theo Dijkhuis, Janneke de Jong en Michiel Brouwer hebben aangegeven te willen stoppen, zij worden bedankt voor hun inzet en krijgen een attentie en bos bloemen als afscheid.

De in- en uitschrijving bij de Kamer van Koophandel kan nu worden geregeld, de formulieren zijn daar toe ingevuld.

  1. Rondvraag

Janet v.d. Meer vraagt  hoe de communicatie naar de leden toe verloopt.  Het is de bedoeling dat de leden via de eigen afdeling op de hoogte worden gebracht.

Han Taekema:  er is voor gekozen om een gezamenlijke vrijwilligersavond te organiseren op 22 december a.s. in het dorpshuis. Hij vraagt elke afdeling de namen van vrijwilligers door te geven i.v.m. de uitnodiging.  (doorgeven aan Marcus of Han)

  1. Sluiting. Om 20.55 uur wordt de vergadering gesloten.

 

 

 

Jaarverslag s.v. Wispolia  juli 2017 – juli 2108

Het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van verder werken aan het gezamenlijk uitwerken van de ingezette lijn van samenwerking. Het bestuur kwam circa 1 x per maand bij elkaar. Vanaf januari was de bezetting van het bestuur niet optimaal door ziekte etc.  De taken zijn verdeeld en er is een rooster van aftreden gemaakt.   De ledenadministratie en de contributiestructuur is nu vrij goed op orde, de ledenadministratie wordt verzorgd door Harmen Tolsma.

Het niet compleet zijn van het bestuur had toch enigszins effect op de aanpak van diverse onderwerpen en op een aantal onderdelen is  helaas vertraging ontstaan. Ook ging de nodige tijd en aandacht uit naar de ontwikkelingen m.b.t. renovatie:   vervanging van de tennisbanen en de aanleg voetbalveldje voor het jeugdvoetbal.

Er heeft apart overleg plaatsgevonden met het bestuur van het dorpshuis en ook de vergaderingen van aangeslotenen zijn zo veel mogelijk bezocht.  Het vernieuwen en aanpassen van de gezamenlijk website is nog niet gerealiseerd, de gevolgen  van de Privacy wetgeving zullen daar in mee genomen worden.

Activiteiten:

Naast de reguliere activiteiten van de afdelingen zijn er een aantal nieuwe activiteiten georganiseerd, o.a.  Yoga,  Bewegen op leeftijd en in het voorjaar Looptrainingen als voorbereiding op de Terwispelrun.  Voor de Yoga en de Looptrainingen was de belangstelling goed, voor het bewegen op leeftijd was dat minimaal, er is nog een korte periode samen gewerkt met de damesgroep van de gymnastiek maar helaas is dat gestopt.

Voor alle vrijwilligers van de SV werd in december een vrijwilligersavond georganiseerd in het dorpshuis.